Die Bundesländer haben mit der Sprachencharta Verpflichtungen übernommen, um Niederdeutsch zu stärken und in der Gesellschaft zu verankern. Um überprüfen zu können, in wie weit die einzelnen Länder die Verpflichtungen auch umsetzen, wird eine feste Abfolge von Prüfmaßnahmen durchgeführt:
- Die Bundesländer legen in einem dreijährigen Turnus Berichte vor, in denen sie dezidiert und aktuell zu den einzelnen Verpflichtungen Stellung nehmen.
- Der BfN verfasst eine Stellungnahme zum aktuellen Stand der Umsetzung aus Sicht der Sprechergruppe.
- Unter Federführung des Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat werden die Texte der Länder zum Staatenbericht zusammengefasst, dessen Anhang auch die Stellungnahmen der Sprachengruppen ausweist.
- Der Staatenbericht bildet die Grundlage für ein Monitoringverfahren, bestehend aus Vor-Ort-Besuchen durch den Sachverständigenausschuss des Europarats und einen daraufhin verfassten Bericht, der dem Ministerkomitee vorgelegt wird. Darin ist auch jeweils vermerkt, ob ein Bundesland seine Verpflichtung erfüllt hat oder nicht.
- Die Bundesregierung nimmt anschließend zu diesem Bericht Stellung.
Die Staatenberichte sowie die Berichte der Expertenkommission haben sich als die wichtigsten Instrumente innerhalb des Charta-Prozesses erwiesen. Diese fest etablierten Abläufe dokumentieren, dass Niederdeutsch mittlerweile ein selbstverständlicher Bestandteil europäischer und deutscher Sprachenpolitik ist.